福昕电子签章设计优化总结

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在当今这个环保意识日益增强的世界里，无纸化办公已经成为了一种现代化、绿色的趋势。随着国内互联网技术及配套法制的不断成熟，电子签章也被广泛的应用于企业之中。

电子签章以数字签名、信息加密为核心，能够提升公司的工作效率，为企业实现印章管控可追溯、电子化、移动化。

在无纸化办公的倡导下，越来越多的办公流程趋向网络化，而在执行纸质签章签署的过程中也面临着许多问题：

• 签署流程繁琐，成本高。
• 印章、合同文件管理查找困难。
• 假章屡禁不止，合同文件易被篡改 。
• 受时空限制，效率低。

福昕作为国内领先的PDF软件解决方案提供商，一直致力于为用户在PDF处理和管理方面提供高效、全面的服务。加入电子签章服务能进一步完善PDF的功能，用户在同一个软件平台上即可完成PDF文档的编辑、审阅、签署等操作，能够简化管理流程，提高工作效率。

本文将从“福昕电子签章”的设计时针对的用户痛点，设计目标，策略，实施，和大家探讨电子签章的设计，通过深耕产品细节，回馈用户更好的功能体验。

福昕走访了多家企业，根据用户实际使用签章的场景绘制了用户画像，提炼出用户使用痛点：

根据上面的用户画像，我们可以发现用户使用签章的痛点：

1. 签署合同时，需要通过微信或其他工作群与多名合同相关工作人员进行沟通，确认，流程繁琐且没有痕迹可追踪。
2. 经理授权公章给用印员，用印员作为非业务部门需要与客户直接签署合同，而其他业务相关角色，例如合同经办人（业务员），印章管理员作为业务相关责任人对合同的知晓和确认无法在公章申请和使用的流程中体现。
3. 敏感度比较高的文件，不依靠网络能够传送。

对场景下的用户痛点进行深入了解后，接下来需要思考如何更有效的帮助用户提升工作体验。

2 设计目标：

在设计之前，首先必须明确设计的目标。

设计目标的制定是一个关键的过程，通常基于产品的定位、目标用户群体以及产品的未来愿景等因素。在经过多次讨论和分析后，确定了三个主要的设计目标：

流程简单、便于管理、安全可靠。

对于这三个目标的优先级，我们还进行排序：

首先对用户来说签署的流程需要简单、操作便捷，能够轻松高效地完成签名的过程。

其次，签署的过程需要可追溯，能够方便管理签署的进度。

最后，对用户来说签署要确保签署文件的完整性和真实性，同时还需要保证签署者的身份真实性，防止未经授权的签署行为发生。

2.1 设计策略

对于以上的三个问题，我们需要不同的设计策略。

• 关于签署流程简单，设计策略是：以用户体验为中心，模拟传统纸质签名流程。
• 关于签署管理，设计策略是简化设计策略，让签章的管理更易于使用和理解。
• 关于安全可靠，设计策略是：安全设计策略，在设计过程中充分考虑服务的安全性，预防潜在的安全风险。

3 以用户体验为中心，模拟传统纸质签名流程

四步走的自签章

传统签名流程，发起者打印PDF文档，自己签名之后，将书面文档送签，签名者收到书面文档，阅读文档内容，找到需要签名的位置，完成签名，最后将文件传回发起者。

看似简单的步骤，实际上需要打印文档，还有双向传递文档，需要耗费很多的资源和时间。

在福昕PDF阅读器中提供自签章与邀请他人签章两种方式，实现用户的需求。

自签章操作只需简单四步，就可完成，省时省力。

3.1、摒弃繁琐通知，分步提示用户

相较于自签署，邀请他人签署的流程就复杂很多，传统企业之间的签署流程：企业A打印合同文档，自己签名之后，将书面文档送签，企业B收到书面文档，阅读文档内容，找到需要签名的位置，完成签名，最后将文件传回企业A。

这样双向的传递，不仅需要打印文档，需要耗费很多的资源和时间，而且还可能面临文档遗失等问题。

福昕签章的在设计中，为了简化送签过程，主要分成以下几个步骤：

尽管这个流程看起来简单，但实际上需要深入探讨大量的交互细节。

例如场景在企业内部进行签署还是在企业之间进行签署？发起者如何对签署人及签署区域进行设置？签署人收到文档如何确定签署身份？

以最后一个问题为例，签署人收到文档如何确定签署身份？

发起者对签署人进行设置的时候，需要添加签署企业的一些信息，当签署人打开文档进行签署时，若他填入的信息与设置时不一致，则可能出现一个重大的用户痛点：

他需要在联系销售网页填写他的联系方式 – 销售联系他 – 福昕的商务助理创建AC离线订阅+对外签署订阅 – 用户提供的AC管理员接受到AC 发送的邮件通知 – AC管理员分配对外签署权限 – 经办人做企业实名以及做应用授权后，才能顺利的参与签署，盖上企业章……

这整个过程，对签署方的操作过于复杂，在接受到签署链接后不清楚如何继续操作了，因此就出现无法签署的情况，转而又要求发起方还是走纸质流程。

流程复杂导致用户无措，致使签署流程中断，签署无法继续进行，用户的签署体验好感度大大降低。

解决流程复杂这个问题，我们需要站在用户的角度去拆分不同场景下的流程：

• 签署身份认证
• 申请加入企业组织
• 创建企业组织
• ……

对各个流程进行梳理后，我们得出了一个结论：

为了强化用户的认知，需要使用独占式的告知方式，分步提示用户

当签章参与人接收到文档/签署链接后，整个界面只有独占式的弹窗，用户只需要按照界面所示的弹窗流程前进，即可完成整个签章流程，不受其他信息干扰。

当签署人点击开始签署的时候做相应的判断，引导用户完善信息以匹配发起者预先设置的签署信息。

当用户成功登陆之后，还需要用户进行实名认证，认证当前操作人就是签署人。

然后根据发起人设置的是邮箱还是手机号码来显示，若发起人指定的是手机号方式验证，需要将当前的福昕邮箱账号补充手机号，验证通过后才可参与签署，确保签署人的真实可靠。

这样多次的确认可以提高签署系统和服务的安全性。通过多层身份验证，可以有效减少顶替和未经授权的访问。这种额外的确认步骤可以增加用户身份的可信度，降低安全风险。

设计好处：

1. 明确流程节点，使流程的进行不是一种可选，是一种必须。
2. 不受其他节点干扰。

设计要点：

1. 只给用户一种选择。
2. 出现的时机要在操作中。

效果：

1. 用户在操作流程中明确的了解下一步需要进行的操作。
2. 大幅提升了企业实名流程的成功率，功能上线后企业实名用户2个月上涨了56%。

3.2 简化设计的策略，让签章的管理更易于使用和理解

3.2.1 区分功能场景

根据不同的业务提供了两种常用的签署场合：对内签署和对外签署。

两种签署方式最大的不同是：身份认证方式的不同和签署所用证书不同。

• 对外签署：适用于企业向外部发布文件、声明；跟企业外部人员或者其他企业签订商务合同等场景，发送具有法律效力的文书需要使用对外签署。
• 对内签署：适用于企业内部文件上签名或企业内的文档审批等场景。在电子签章的功能集中，针对对外签署和对内签署，分别保存和管理不同的签章样式，这里像一个抽屉一样，存放用户的签章样式，用户可以在这里快速选择签章进行应用，在管理签章的功能中，还可以对签章进行删除添加等操作。

3.2.2 追踪签署痕迹

用户完成签署后，可以通过签署记录和签署报告进行实时的追踪整个签署的记录，帮助管理人员了解签署的状态和进展情况。

签署记录：

场景：

签署记录开始只设计了根据文档区分，方便用户查询签章进程，在追踪用户使用时发现，频繁的更换签章的情况很少发生，一般情况下，签章涉及到的用章数目是可追踪。

设计好处：

1. 用户可以使用两种不同的方式追踪文档，签章的使用。
2. 根据签章的类型场景区分。

签署报告：

当对签署的文档存在是否真实有效的顾虑时，可以检查该文档是否存在法律效力；

签署报告详细展示签名验证结果，帮助签名验证者获取和验证文档签署时的状态，方便签章验证者判断签章者身份的有效性以及文档的完整性。

在设计时我们对签署报告进行了美化升级，从视觉上提高签署报告的正式性。

3.3 安全设计策略

电子签名需要具有高度的安全保护，以确保身份验证、文件完整性、确保用户数据保护和隐私、法律合规性。

福昕独创了手动发送文档的方式，最大程度保护用户的信息安全。

3.3.1 手动发送文档

设计场景：

对于保密性极强的工作单位，网络侵扰会对文件造成损害，需要使用一种不依靠网络的方式发送文档，最大强度的保障信息安全。

设计要点：

1. 文档不出本地，也无需上传至任何内部服务器即可完成签署。
2. 在工作流的每个阶段，福昕电子签章服务都会保护文档，以帮助确保文件完整性。
3. 在设计过程中充分考虑服务的安全性，预防潜在的安全风险。

设计时发送环节剔除了网络的参与，采用复制粘贴的方式以文本发送文件。

手动发送文档，最大限度的保证了用户文件的私密性。

福昕电子签章通过安全设计和保护措施，为用户提供了安全可靠的签章环境。用户可以放心地使用福昕电子签章来进行签署，享受便捷高效的电子签名体验，同时确保签章数据的安全和可信度。

福昕签章项目设计优化升级后，产品在用户体验和竞争力方面得到显著提升，本次不仅优化了产品的功能和操作体验，也为用户提供了更加美观、简洁的界面和更为智能、人性化的交互方式。

这些改进和优化有助于提升产品在市场上的竞争力和用户的满意度，使得产品能够更好地满足用户需求。最新的版本更新统计数据显示，个人用户数量增长了70%，企业用户数量增长了56%。

用户的肯定推动我们进一步的设计思考，我们还可以做什么?

面对业务不同的签署场景，我们还将会提供批量签、页签、不指定签署区域和无序签、智能签章AI助手等更丰富的签署能力灵活应对复杂业务的签署需求。比如，批量签功能特别适用于员工入职场景，当合同内容确定性高、签署任务处理量大时，通过批量签可以大幅提升企业签署处理效率。

同时，还可以将签约扩展到签约的全流程，比如签约前的模板管理和在线起草；签约中的合同智能对比，签署存证；签约后的智能归档，合同报表等等。通过全流程的梳理，将签约这个行为进行了最小颗粒度的细化，为企业数智化提供最有价值的“连接器”。

电子化的签章方式，作为一种全新的签章体验，期待着你的参与…

作者：Foxit设计中心
链接：https://www.zcool.com.cn/article/ZMTU5NzQ1Ng==.html
来源：站酷
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